Tutorial Basisdata HRM · HRIS: dari daftar sampai gajian dan penilaian kinerja.
Sebelas video singkat yang menunjukkan layar aplikasi yang sebenarnya, lengkap dengan teks penjelasan. Ikuti urutannya, atau langsung lompat ke fitur yang Anda butuhkan.
Mulai dalam 3 langkah
Tidak perlu memasang aplikasi. Basisdata HRM · HRIS berjalan di browser HP maupun komputer (Chrome, Safari, Edge). Subtitle Bahasa Indonesia sudah tampil di video. Teks tambahan (Indonesia atau English) bisa dinyalakan lewat tombol CC di pemutar.
Siapa melakukan apa
| Peran | Bisa melakukan |
|---|---|
| Pemilik / Admin | Semua pengaturan perusahaan, data karyawan, modul, jadwal, payroll, kasbon, reimbursement, laporan, rekrutmen, siklus KPI, dan log audit. |
| Manajer (atasan langsung) | Menyetujui cuti, lembur, kasbon (bila diizinkan), dan reimbursement timnya, mengisi KPI dan menilai anggota tim, serta melihat laporan kehadiran tim. |
| Karyawan | Absen masuk/pulang, mengajukan cuti, lembur, kasbon, dan reimbursement, mengisi penilaian diri & rekan kerja, melihat jadwal dan slip gaji. |
1. Daftar & pengaturan awal
Buat akun perusahaan, tentukan lokasi absen, dan pilih modul yang ingin dipakai.
Langkah di video
Tips: Belum tahu koordinat? Buka Google Maps, klik kanan titik kantor, lalu salin angkanya. Atau klik “Pakai lokasi saya sekarang” saat Anda berada di kantor.
2. Tambah karyawan
Masukkan data karyawan, atasan langsung, dan lokasi absennya.
Langkah di video
Tips: Atasan langsung menentukan siapa yang menyetujui cuti dan lembur karyawan tersebut. Ubah peran menjadi “Manajer” untuk atasan.
3. Absensi dari HP
Karyawan masuk di HP, mengganti password sementara, lalu absen dengan GPS.
Langkah di video
Tips: Absen yang terlambat, di luar radius, atau lupa absen pulang otomatis muncul di “Perlu tindakan” untuk atasan.
4. Cuti & izin
Karyawan mengajukan cuti, atasan menyetujui dari Ringkasan atau menu Cuti & izin.
Langkah di video
Tips: Jenis cuti “Sakit” dan “Izin tidak dibayar” tidak memotong saldo cuti tahunan. Izin tidak dibayar otomatis memotong gaji di payroll.
5. Jadwal shift & lembur
Buat pola shift, isi jadwal mingguan, lalu karyawan mengajukan lembur dan atasan menyetujuinya.
Langkah di video
Tips: Pakai “Salin minggu lalu” agar tidak mengisi jadwal dari nol setiap minggu. Tarif pengali lembur bisa diatur di Payroll → Pengaturan payroll.
6. Kasbon (pinjaman karyawan)
Atur aturan kasbon, karyawan mengajukan, admin menyetujui dan mencairkan. Cicilan dipotong otomatis dari gaji.
Langkah di video
Tips: Batasi potongan kasbon per bulan (misalnya 30% gaji bersih) agar gaji karyawan tidak habis; sisanya otomatis digeser ke bulan berikutnya.
7. Payroll & slip gaji
Isi data gaji sekali, hitung payroll bulanan, periksa rinciannya, lalu setujui dan kunci. Karyawan menerima slip gaji di HP.
Langkah di video
Tips: Bila ada dua admin, satu menghitung dan satu lagi menyetujui. Ekspor CSV berisi nama, rekening, dan gaji bersih untuk transfer bank.
8. Reimbursement
Karyawan mengajukan klaim dari HP — per km, sesuai nota dengan foto, atau uang harian dinas. Atasan menyetujui dan klaim otomatis masuk slip gaji.
Langkah di video
Tips: Atur batas per klaim dan kuota tahunan (misalnya tunjangan kacamata) di Reimbursement → Jenis klaim. Alur persetujuan bisa dibedakan per jenis klaim.
9. Laporan & ekspor Excel
Buka rekap kehadiran, cuti, lembur, payroll, kasbon, reimbursement, pelamar, atau hasil KPI, lalu unduh sebagai Excel, CSV, atau PDF.
Langkah di video
Tips: Atasan hanya melihat laporan timnya sendiri. Laporan gaji dan rekening hanya bisa dibuka admin.
10. Rekrutmen
Buat lowongan, bagikan link halaman karier, pelamar melamar dari HP, lalu kelola tahapannya sampai pelamar diterima menjadi karyawan.
Langkah di video
Tips: Alamat halaman karier bisa diubah di menu Rekrutmen. Tambahkan perkenalan singkat perusahaan agar pelamar lebih yakin.
11. KPI & penilaian 360°
Buat siklus penilaian, isi KPI berbobot, lalu karyawan, atasan, dan rekan kerja menilai. Nilai akhir, predikat A–E, dan bonus kinerja dihitung otomatis.
Langkah di video
Tips: Pakai “Salin KPI dari siklus lain” agar tidak mengisi ulang setiap semester. Bonus kinerja ikut dipotong PPh 21 di payroll.
Pertanyaan umum
Benar-benar gratis? Sampai kapan?
Ya. Selama masa perkenalan semua fitur bisa dipakai tanpa biaya dan tanpa kartu kredit. Jika kelak ada paket berbayar, kami umumkan minimal 30 hari sebelumnya.
Apakah ada batasan jumlah karyawan?
Selama masa perkenalan tidak ada batas jumlah karyawan. Jika perusahaan Anda sangat besar, hubungi kami agar proses awalnya kami bantu.
Apakah bisa dipakai tanpa payroll?
Bisa. Banyak usaha mulai dari absensi dan cuti saja, lalu menyalakan payroll belakangan.
HP karyawan harus Android?
Tidak. Karyawan cukup membuka aplikasi lewat browser di HP apa pun, Android maupun iPhone. Aplikasi yang bisa diunduh dari Play Store dan App Store sedang disiapkan.
Bisa impor data dari aplikasi lain?
Impor dari Excel/CSV sedang disiapkan. Saat ini karyawan ditambahkan satu per satu; untuk jumlah besar, hubungi kami dan kami bantu memasukkan datanya.
Apakah karyawan perlu memasang aplikasi?
Tidak. Cukup buka hrm.basisdata.net/app di browser HP. Anda juga bisa menambahkannya ke layar utama HP agar terasa seperti aplikasi.
Bagaimana jika GPS karyawan ditolak atau di luar radius?
Absen tetap tersimpan, tetapi diberi tanda “Perlu ditinjau” agar atasan bisa memeriksanya. Pastikan izin lokasi browser diaktifkan.
Karyawan lupa password, bagaimana?
Karyawan bisa memakai “Lupa password?” di halaman masuk (bila email-nya aktif), atau admin mengatur ulang password dari menu Karyawan → Ubah.
Bisakah angka payroll diubah setelah dihitung?
Bisa, selama periode belum dikunci: tambahkan penyesuaian lalu hitung ulang. Setelah dikunci, periode tidak bisa berubah dan tercatat di log audit.
Apakah PPh 21 dan BPJS dihitung otomatis?
Ya, bila diaktifkan di Payroll → Pengaturan payroll. Rumus dan tarifnya dijelaskan di panduan PPh 21 & BPJS.
Apakah reimbursement dan bonus kinerja kena pajak?
Reimbursement yang disetujui masuk slip gaji sebagai penggantian biaya dan tidak kena PPh 21. Bonus kinerja dari KPI termasuk penghasilan, jadi otomatis ikut dihitung PPh 21 di bulan pembayarannya.
Apakah pelamar kerja perlu membuat akun?
Tidak. Pelamar cukup membuka link halaman karier perusahaan Anda, mengisi data, dan mengunggah CV. CV hanya bisa dibuka oleh admin.
Apakah penilaian rekan kerja benar-benar anonim?
Ya. Karyawan hanya melihat rata-rata nilai dari rekan kerja, tanpa nama penilainya. Hanya admin yang bisa melihat siapa menilai siapa.
Baca juga: Panduan PPh 21 & BPJS.
Siap mencoba?
Semua fitur gratis selama masa perkenalan. Data contoh di video bisa Anda tiru langsung di akun Anda.